Compte Rendu Assemblée Générale

A la demande de notre Présidente, je vous mets en ligne le compte-rendu complet de la réunion qui s'est tenue le 8 septembre dernier. Il a été rédigé par Isabelle M, notre Secrétaire.

Assemblée Générale du 8 septembre 2007.

Objet :
constitution et organisation de l'activité de l'Amap "Le Potager Meudonnais", nomination des membres du bureau.

Etaient présents :
Agnès, Delphine, Matthieu, Isabelle C, Murielle, Blandine, Benjamin, Isabelle M, Guillaume, Christiane et Jean-Jacques.


Nous sommes au complet ! Les demandes pour faire partie de l'amap sont désormais sur liste d'attente !

En résumé, Agnès est arrivée à cette réunion avec une liste de points à discuter, qui est ensuite enrichie au cours de la discussion.
Ils sont listés ci-dessous par thèmes.

Première distribution :
Si la plupart étaient satisfaits de la qualité des légumes, Agnès a receuilli de rares commentaires défavorables, sur l'horaire jugé un peu tardif, le panier moins fourni que prévu et l'organisation de la distribution.


Recherche de local.
Aucune piste n'a abouti pour l'instant, les recherches continuent, sachant que les démarches entreprises auprès de la mairie seront plus faciles une fois que l'asso sera légalement constituée.


Prochaines distributions.
L'achat d'une balance a été envisagé. Delphine a récupéré un vieille balance, il faut maintenant la tester.
Il est prévu d'aligner les cagettes de légumes de manière à ce qu'on fasse un "circuit" pour remplir son panier.
L'horaire et le lieu de distribution restent pour l'instant les mêmes.
Blandine souhaite qu'on prépare les paniers à l'avance pour gagner du temps et être plus équitables.
Cette solution n'a pas été adoptée au début au moins, il y aura 4 personnes pour aider à la distribution, qui sera gérée par Christiane.
Le Menu sera affiché, ainsi que la liste des paniers récupérés, chacun devant cocher son nom lorsqu'il a rempli son panier.
Ludovic sera ainsi "libéré" pour discuter avec les adhérents pendant les distributions.


En cas d'absence.
Nous nous demandons tous que faire des paniers supplémentaires. Si nous n'avons pas trouvé de remplaçant pour récupérer nos paniers pendant nos vacances, ils pourraient être redistribués aux personnes inscrites sur liste d'attente.


Questions d'argent.
Une cotisation annuelle de 15 Euros nous semble raisonnable, dont 10€ devraient être reversés à la Fédération des Amap. C'est Matthieu qui collectera les cotisations.
Ludovic, notre maraîcher, a l'habitude de fonctionner avec des règlements par chèque à son nom étalés par mois. C'est Murielle qui se chargera de la collecte de ces chèques.
Fin septembre, les Amapiens auront donc à faire 2 chèques séparés.

Contrats avec Ludovic
Les adhérents signeront leurs contrats directement avec lui, pour une durée de six mois. Muriel récupèrera les contrats signés en même temps que les chèques.

Statuts
Agnès a apporté plusieurs statuts type qu'elle adaptera à notre cas précis avec Matthieu, qui a déjà participé à une association.


Qui fait quoi ?
Nous avons fait un tour de table pour définir les rôles de chacuns en fonctions de leurs envies et de leurs talents, et les prochaines actions à mener ont été attribuées.
Agnès, Présidente, va s'occuper des Statuts, contrats et bulletins d'adhésion (éditions, dépot à la préfecture).
Matthieu, Trésorier, va relire les statuts, récupérer les cotisations et ouvrir un compte bancaire pour l'association.
Delphine, Coordinatrice, se chargera des relations avec le/les producteurs, de l'organisation de visites et de distributions ponctuelles. Elle va accompagner Agnès à la Préfecture pour les démarches.
Isabelle M, Secrétaire, régigera les compte rendus de réunions.
Isabelle C a ouvert un blog qu'elle alimente et démarche la mairie pour trouver un local.
Murielle récupère les chèques et les contrats pour Ludovic,
Blandine prépare un questionnaire de satisfaction.
Guillaume se chargera des achats de matériel
Christiane organisera l'aide à la distribution.


Circulation de l'information au sein de l'association
Isabelle C tient le blog à la disposition de tous. Chacun peut le consulter ou y entrer un article. Elle a diffusé plusieurs mail à ce sujet cet été. Les adhérents peuvent également recevoir chaque nouvel article posté dans leur boîte e-mail.
Une liste des membres du comité avec leurs coordonnées va être éditée et distribuée à tous. Agnès souhaite en effet qu'on s'adresse directement à la bonne personne sans qu'elle ait à tout centraliser.
Certains documents officiels doivent être envoyés par courrier, sinon, l'email, le blog et le téléphone seront privilégiés.
En cas de documents à imprimer, pour l'instant ceux qui le peuvent les imprimeront de leurs bureaux.


A TRES BIENTOT

ISABELLE M